経理・予算管理担当者向けExcel活用術(研修)2017/8/21

千葉県市原市姉ヶ崎の税理士関口です。

税務研究会が主催する「経理・予算管理担当者向けExcel活用術」の研修に参加してきました。講師は公認会計士の梅澤真由美先生。

<セミナーの内容>

経理業務はエクセルをよく使います。
ただ、人によって作り方が違ったり、セルのどこに入力してよいか分からなかったり、シートが分かれすぎていたりと個人差が大きいのが特徴です。

また、似たようなファイルがありすぎて、どれが最新版なのか分からなかったり 各人毎のクセがあるので、複数名で作業するときは「お作法」を決めるのが重要です。

●「作る→使う→見せる」を意識すること。
経理は、「作る」ことが多いですが、見る側の立場にたつのが重要
※上司にチェックしてもらう際に、どこから数値を拾ったのか、元資料は何かをが分かりやすければ質問もされずにストレスがなくなります。

私の昔の上司の作ったエクセルはとにかく分かりにくかった・・・
まずは、どこから数字を持ってきたのか、全く分からない。
元資料の添付がない。
どこのセルを入力したのか不明。
作った本人は分かってますが、引き継ぐ方は厳しかったです。
案の定、一度数値の入力ミスをしていて、決算やり直しをしました。
いい思い出というか苦い思い出です。

<お作法の抜粋>

先生がセミナーで教えてくれたお作法で私がこれは試したいな!
と思ったものを抜粋してみます。

※入力セルは、緑の塗りつぶし
→どこを入力するのかが一目瞭然
※転記元は、ピンクの塗りつぶし
→次にどこかに数字を持っていくのが一目瞭然
※のっぺらぼうのエクセルシートはどこを入力するのか、どこをチェックするのかが分からない
→チェックする上司の立場になってみましょう!
※ショートカットは手段(テクニック)、エクセル資料を作る目的をはっきりさせる
→作ることが目的になってはいけません。
※データソースを明記する。出所元を明らかにする。
→これは、私が心がけていることですが、どこから数値を持ってきたのか元資料の添付は必ずします。チェックがしやすいですよね。

先生も言ってましたが、やり続けるのが大変
とにかく小さい範囲でよいからスタートする。
チームメンバーが多数いたら徹底させるのは至難の業だろうな・・・

<セミナーで得たもの>

1、具体的なチェック方法を伝える
※チェックさせる人は、チェックする人に具体的なチェック項目、チェック方法を伝えること
2、セルの中で計算させない
※セルに計算式を入力するのではなく、計算する場合には複数のセルを使う。セルは数値を入れる場所
3、コメント機能やセルに説明を
※セルにコメントを入れたり、セルに説明書きを書いたほうが引継ぎのときに楽
4、毎日0.2%の改善で1年後は倍になる
※勝間和代さんが著書で書いていた言葉だそうです。

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